Los hoteles de 4 y 5 estrellas, por lo general, disponen de salones con diferentes capacidades que permiten organizar eventos de carácter social, familiar, cultural, educacional y de negocios. Por ejemplo: Bienvenidas y Despedidas, Condecoraciones, Menciones honoríficas y de reconocimientos, Juntas, Conferencias, Congresos, Inauguraciones y Clausuras, Fiestas, Cenas especiales, Conmemoraciones patrias o nacionales, Bodas, Bautizos, Primeras comuniones, Cumpleaños, Matrimonios, Aniversarios (bodas de plata y otras.), Graduaciones y Actividades educativas y capacitación.
Existen dos formas de organizar y realizar el servicio de banquetes:
- La venta y operación del banquete se concentra en un departamento, por lo general es Alimentos y Bebidas.
- La venta del banquete se realiza por el departamento de Ventas y la operación por eldepartamento de Alimentos y Bebidas.
En este post planteamos la operación del banquete, aunque se muestra la secuencia completa del proceso. En Marketing y Ventas hay un post que trata de la venta de banquetes
RELACIONES ENTRE LOS DEPARTAMENTOS DE Y ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA EL SERVICIO DE BANQUETES.
La realización de un banquete es un proceso donde participan directamente dos áreas del hotel.
SECUENCIA DEL SERVICIO DE BANQUETES.
MISE EN PLACE.
La mise en place se tiene que ajustar a las características de cada banquete. Los elementos relacionados a continuación es como ejemplos.
Definición del personal necesario para el evento según tipo de servicio.
Para comida tipo buffet.
- Un mesero por cada 40 personas.
- Un Bar tender hasta 80 personas, de ahí en adelante (2).
- Un Supervisor para más de 50 personas.
Para servicio emplatado.
- Un mesero y un ayudante por cada 20-24 personas.
- Un Supervisor por más de 40 personas.
- Un Bar tender hasta 150 personas, de ahí en adelante (2)
Disposición de los medios, insumos y equipos para realizar el montaje en perfectas condiciones. Calcular necesidades y si es necesario rentar extras. Estos pueden ser:
- Sillas Limpias y en buenas condiciones.
- Mesas limpias y en buenas condiciones.
- Manteles limpios, planchados, sin huecos o manchas.
- Servilletas limpias, planchadas, sin huecos o manchas.
- Cubertería limpia y brillada.
- Loza limpia, desincrustada y sin daños.
- Cristalería limpia y pulida.
- Saleros y pimenteros limpios y llenos.
- Ceniceros limpios.
- Decoración adecuada.
- Carros transportadores de comida caliente y frías.
- Jarras para servir agua.
- Jarras para servir leche y café.
- Charolas de servir comidas.
- Charolas de servir bebidas.
- Tijeras vestidas.
- Cubetas para enfriar vino o champagne.
- Equipos auxiliares (Proyector, pantalla, Pizarrón, rota folio, pódium, pedestales, y micrófonos, equipos de transmisión simultánea)
- Utensilios de servir (hieleras y pinzas) limpios y satinizados.
- Suministros varios (Servilletas, removedores y otros).
El montaje del banquete requiere una preparación previa considerando la forma del local, dimensiones, número de comensales, tipo y complejidad del de servicio, menús y otros elementos.
En cocina se calculan los suministros necesarios para cumplir el menú, solicitud oportuna de los recursos.
El chef establece una estrategia de producción y el personal necesario para la producción y el servicio.
TIPOS DE MONTAJE.
Mesa Redonda. Utilizado en eventos sociales tales como matrimonios, quince años y fiestas en general, Además desayunos, almuerzos y cenas. Según el tamaño del disco de la mesa se pueden montar para 8 o 10 personas.
Mesa Imperial. Es el montaje por excelencia para Juntas Generales o Extraordinarias, consejos, reuniones de dos grupos. También se utiliza en presentaciones sin proyector o lluvia de ideas.
Mesa Rusa. Similar a la Imperial, las mesas forman un rectángulo dejando en medio un espacio libre.
Herradura. La distribución de las sillas y las mesas forman una U o herradura. Se usa en cursos y dinámicas de grupo.
Tipo Escuela. Entre los tipos de montaje, es el más empleado para formaciones, talleres o seminarios. Se coloca una hilera de mesas rectangulares hacia el frente de la sala. En ella, el formador puede contar con mesa y silla, proyector o pizarra.
Tipo Auditorio o Teatro. Similar al tipo escuela, solo que sin emplear mesas. El montaje en teatro consiste en colocar una hilera de sillas orientadas al frente de la sala o escenario principal. Es empleado sobre todo en conferencias o eventos.
Coctel. Los invitados suelen estar de pie generando un ambiente más dinámico que favorece el contacto entre todos los asistentes. Se utilizan mesas altas que sólo se usan de apoyo, aunque se aconseja disponer de asientos para el 50% de los invitados.
REALIZACION DEL SERVICIO.
Tipos de servicios principales:
- Coffee Break.
- Desayuno emplatado o buffet.
- Comida/Cena de 3 o 4 tiempos.
- Menú de degustación.
- Comida/Cena Buffet.
- Taquiza.
- Coctel. Canapés, bocaditos y botanas pasados en charola o montado en mesa.
- Menú Tema.
En resumen, desde el punto de vista del servicio del salón, los tipos anteriores se reducen a tres:
- Servicio buffet. Donde el cliente realiza casi todo el servicio y los meseros realizan el desbarase de la mesa y complementa el servicio de bebidas o algunas solicitudes del cliente.
- Servicio a la mesa. En este caso, todo el servicio se realiza por el mesero desde la cocina. Es correcto en aras de un mejor servicio. Colocar todos los platos fríos o al tempo en la mesa, tales como pan, mantequilla, ensaladas, entradas frías, aguas; esto permitirá servir con mayor agilidad y en tiempo.
- Servicio pasado en charola. Típico de los cócteles. El mesero recorre el salón con charolas de canapés y copas o vasos de bebidas y el cliente los toma a su paso.
Descripción de algunos servicios:
- Coffee Break. Los Coffee Break deben llevar como comestibles básicos café y pan de algún tipo, a partir de estos se derivan coffee break con jugos, leche, frutas, verduras y vegetales, diferentes snacks, pastelerías, refrescos, limonadas con variedad de sándwich, galletas, bizcochos, etc.
- Desayunos. Los desayunos tradicionales están compuestos por Café, jugo, pan, huevos acompañados de algunas variedades de embutidos y carnes o tubérculos.
- Menú Emplatado. Es un tipo de servicio sencillo, rápido y cómodo, y facilita mucho la tarea. Al trabajar con un menú fijo para todos los comensales la comida llega al cliente rápido, caliente y todo al mismo tiempo, ya que el plato sale de la cocina preparada, listo para comer, pueden ser de 3 o 4 tiempos.
- Menú de Canapés. Están compuestos fríos y calientes. Regularmente entre 10 a 8 unidades variadas entre ambos tratando de seleccionarlo de una manera equilibrada con relación a la presentación y a los comestibles e ingredientes que los componen. Este menú ofrece una forma de comida simple no muy abundante y económica.
Cierre del Servicio.
- Cierre de cuenta de extras con el cliente.
- Retirada de todo el insumo y equipo utilizado.
- Retirada y resguardo de la bebida y alimento no utilizada.
- Lavado de insumos en áreas de lavado.
- Retirada de mesas y sillas.
- Limpieza y acondicionamiento del salón.
